No se sube nada
Rotación justa de reuniones
Planifica una reunión recurrente para un equipo repartido por varias zonas horarias, de modo que las llamadas a primera hora o por la noche se repartan con justicia y no les toquen siempre a los mismos. Compara el plan con una hora fija y copia el calendario o añádelo a tu agenda.
El plan
A quién le tocan las horas incómodas
- Una hora fija
- Esta rotación
Reuniones fuera del horario laboral y puntos de incomodidad de cada persona, con una hora fija y con esta rotación.
| Persona | Hora fija: reuniones fuera del horario laboral | Hora fija: puntos | Rotación: reuniones fuera del horario laboral | Rotación: puntos |
|---|---|---|---|---|
| Lucía | – | – | – | – |
| Mateo | – | – | – | – |
| Ananya | – | – | – | – |
Calendario
| Fecha | Lucía, Madrid | Mateo, Bogotá | Ananya, Bengaluru |
|---|---|---|---|
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Un archivo .ics creado en tu dispositivo, con cada reunión como un evento propio, a la hora correcta para todos.
Cómo funciona la puntuación de incomodidad
- Dentro del horario laboral, una reunión cuesta 0 puntos.
- Fuera de él, 3 puntos, más cada hora fuera: 1 punto en la primera hora lejos de la jornada, 2 en la segunda, 3 en la tercera y 4 a partir de ahí.
- Entre las 22:00 y las 7:00 esos puntos por hora valen el doble, y entre medianoche y las 5:00, el triple.
- En el fin de semana de la persona, 4 puntos más por hora; si la reunión pasa de su medianoche, 2 más.
- Las horas fuera de los límites de alguien (nunca antes, nunca después) no se usan.
- El plan hace lo más baja posible la suma de los totales de todos al cuadrado, así que se alivia a quien más ha cargado.
Lo que escribes se queda en este dispositivo. No se sube nada.
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Cómo planificar una rotación justa de reuniones
- Añade a cada persona con su ciudad, su horario laboral, las horas en que no puede reunirse y su fin de semana.
- Elige la duración, la frecuencia, los días y hasta cuándo: 13 reuniones semanales son un trimestre.
- Elige la mejor hora para cada reunión o una rotación entre 2 o 3 horas fijas, y consulta el plan, su comparación con una hora fija y el calendario.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la puntuación de incomodidad?
Dentro del horario laboral de una persona, una reunión no cuesta nada. Fuera de él cuesta 3 puntos, más puntos por cada hora fuera: 1 en la primera hora lejos de su jornada, 2 en la segunda, 3 en la tercera y 4 a partir de ahí. Entre las 22:00 y las 7:00 esos puntos por hora valen el doble, y entre medianoche y las 5:00, el triple. En su fin de semana se suman 4 puntos por hora, y 2 más si la reunión pasa de su medianoche. Las horas fuera de sus límites, como «nunca antes de las 7:00», no se usan nunca.
¿Qué hace que un plan sea justo?
El planificador hace lo más baja posible la suma de los totales de cada persona al cuadrado. Al elevar al cuadrado, un total grande pesa mucho más que varios pequeños, así que el plan alivia a quien más ha cargado hasta ahora sin dejar de mantener bajo el total. Con «La mejor hora en cada reunión», cada reunión tiene su propia hora; con 2 o 3 horas fijas, se prueban todas las combinaciones y se queda la rotación más justa.
¿Tiene en cuenta el horario de verano?
Sí. Cada reunión usa los desfases reales de ese día, según tu navegador, así que si un lugar cambia la hora dentro del periodo, sus horas se mueven y los puntos se vuelven a calcular. Las horas se planifican en la zona horaria de la primera persona, como haría una invitación de calendario.
¿Por qué alguien sigue teniendo casi todas las horas malas?
A veces manda la geografía: si cualquier hora dentro de la jornada de una persona cae en plena noche para otra, el plan reparte lo que puede y lo dice. Cambiar los horarios o los límites, o dividir al equipo en dos horarios de reunión, puede ayudar.
¿Se envían a algún sitio los datos de mi equipo?
No. El plan se calcula en tu navegador. Los nombres y los lugares se guardan solo en este navegador, en tu dispositivo, y Copiar enlace los pone en el propio enlace, detrás del #, una parte de la dirección que los navegadores nunca envían a ninguna web.