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Rodízio justo de reuniões
Planeje uma reunião recorrente para uma equipe espalhada por vários fusos, de modo que as chamadas muito cedo ou à noite sejam divididas com justiça, e não fiquem sempre com as mesmas pessoas. Compare o plano com um horário fixo e copie a agenda ou adicione ao seu calendário.
O plano
Quem fica com os horários ruins
- Um horário fixo
- Este rodízio
Reuniões fora do expediente e pontos de incômodo de cada pessoa, com um horário fixo e com este rodízio.
| Pessoa | Horário fixo: reuniões fora do expediente | Horário fixo: pontos | Rodízio: reuniões fora do expediente | Rodízio: pontos |
|---|---|---|---|---|
| Ana | – | – | – | – |
| Rui | – | – | – | – |
| Aarav | – | – | – | – |
Agenda
| Data | Ana, São Paulo | Rui, Lisboa | Aarav, Bengaluru |
|---|---|---|---|
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Um arquivo .ics feito no seu aparelho, com cada reunião como um evento próprio, no horário certo para todos.
Como funciona a pontuação de incômodo
- Dentro do expediente, a reunião custa 0 ponto.
- Fora dele, 3 pontos, mais cada hora fora: 1 ponto na primeira hora longe do expediente, 2 na segunda, 3 na terceira e 4 daí em diante.
- Entre 22h e 7h esses pontos por hora valem o dobro, e entre meia-noite e 5h, o triplo.
- No fim de semana da pessoa, mais 4 pontos por hora; se passar da meia-noite dela, mais 2.
- Horários fora dos limites de alguém (nunca antes, nunca depois) não são usados.
- O plano deixa a soma dos totais de todos ao quadrado o mais baixa possível, então quem mais carregou é poupado.
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Como planejar um rodízio justo de reuniões
- Adicione cada pessoa com a cidade, o expediente, os horários em que não pode participar e o fim de semana.
- Escolha a duração, a frequência, os dias e até quando: 13 reuniões semanais são um trimestre.
- Escolha o melhor horário a cada reunião ou um rodízio entre 2 ou 3 horários fixos e veja o plano, a comparação com um horário fixo e a agenda.
Perguntas frequentes
Como a pontuação de incômodo é calculada?
Dentro do expediente de uma pessoa, a reunião não custa nada. Fora dele, custa 3 pontos, mais pontos por hora fora: 1 na primeira hora longe do expediente, 2 na segunda, 3 na terceira e 4 daí em diante. Entre 22h e 7h esses pontos por hora valem o dobro, e entre meia-noite e 5h, o triplo. No fim de semana da pessoa somam-se 4 pontos por hora, e mais 2 se a reunião passar da meia-noite dela. Horários fora dos limites de alguém, como “nunca antes das 7h”, nunca são usados.
O que torna um plano justo?
O planejador deixa a soma dos totais de cada pessoa ao quadrado o mais baixa possível. Elevar ao quadrado faz um total grande pesar muito mais do que vários pequenos, então o plano poupa quem mais carregou até agora sem deixar o total subir. Com “Melhor horário a cada reunião”, cada reunião tem o próprio horário; com 2 ou 3 horários fixos, todas as combinações são testadas e fica o rodízio mais justo.
Ele considera o horário de verão?
Sim. Cada reunião usa as diferenças reais daquele dia, segundo o seu navegador, então, se um lugar muda o relógio durante o período, os horários se ajustam e os pontos são recalculados. Os horários são planejados no fuso da primeira pessoa, como faria um convite de calendário.
Por que alguém continua com quase todos os horários ruins?
Às vezes a geografia decide: se qualquer horário dentro do expediente de uma pessoa cai na madrugada de outra, o plano divide o que dá e avisa. Mudar o expediente ou os limites, ou dividir a equipe em dois horários de reunião, pode ajudar.
Os dados da minha equipe são enviados para algum lugar?
Não. O plano é calculado no seu navegador. Nomes e lugares ficam guardados só neste navegador, no seu aparelho, e Copiar link coloca tudo no próprio link, depois do #, uma parte do endereço que os navegadores nunca enviam a nenhum site.